Calculer et facturer les redevances de franchise

Trois flux, et non un seul

Le mot « redevance » désigne rarement une seule chose. Dans la plupart des contrats de franchise, trois flux distincts remontent du franchisé vers le siège, et les confondre sur une facture est la première cause de désaccord.

• Le droit d'entrée, versé une fois à la signature. Il paie l'accès au réseau, la formation initiale et l'ouverture du territoire. Il ne se recalcule pas.
• La redevance d'exploitation, périodique. C'est celle dont ce guide parle : elle rémunère la marque, l'assistance et le savoir-faire dans la durée.
• La redevance publicitaire, périodique elle aussi mais affectée. Elle alimente un budget de communication dont le siège doit pouvoir rendre compte, ce qui suppose de la suivre à part.

Séparer les trois lignes dès la facture évite une conversation par an. Un franchisé qui reçoit un montant global ne peut pas vérifier ce qu'il paie, et un siège qui mélange les flux ne peut plus justifier l'emploi du budget publicitaire le jour où on le lui demande.

La base de calcul, et pourquoi elle fait les litiges

Le taux est la partie visible d'une redevance. La base est celle qui produit les désaccords, parce qu'elle se discute en trois endroits que le contrat doit avoir tranchés avant la première facture.

1. Chiffre d'affaires facturé, ou encaissé ? Le facturé s'arrête plus simplement et ne fait pas dépendre la redevance des délais de paiement des clients de l'agence. L'encaissé suit la trésorerie réelle du franchisé et lisse ses mauvais mois. Les deux se défendent ; ce qui ne se défend pas, c'est de ne pas l'avoir écrit.
2. Avant ou après remises, avoirs et annulations ? Un avoir passé le mois suivant doit revenir quelque part, et l'endroit se décide une fois pour toutes. Sans règle, chaque avoir devient une négociation.
3. Quelles ventes entrent dans l'assiette ? Les prestations sous enseigne, sans discussion. La revente de marchandises achetées hors centrale, les interventions réalisées hors territoire, la sous-traitance confiée à un confrère du réseau : chacun de ces cas doit être nommé.

La réponse compte moins que sa stabilité. Une base qui change d'interprétation d'un mois à l'autre coûte plus cher en discussions que le point de taux qu'elle prétendait défendre.

Le taux : fixe, progressif, plancher et plafond

Quatre paramètres suffisent à décrire presque tous les barèmes rencontrés dans les réseaux. Ils se combinent, et chaque combinaison produit un effet sur le comportement des agences.

Un barème progressif se paie en complexité de calcul, et cette complexité se paie en erreurs quand elle est tenue à la main. C'est la seule raison technique de préférer un taux fixe, et elle disparaît dès que le calcul est outillé.

Le calendrier : arrêter, facturer, encaisser

Un cycle de redevances tient en cinq temps. Ils paraissent évidents écrits ainsi ; ce sont pourtant les allers-retours entre le troisième et le cinquième qui occupent un siège toute la semaine suivante.

1. Arrêter le mois. Une date fixe, la même pour toutes les agences. Un arrêté flottant rend deux relevés incomparables.
2. Calculer et éditer le relevé, ligne à ligne. Le franchisé doit voir la base retenue, pas seulement le montant dû.
3. Facturer, avec les trois flux séparés et la référence de la clause qui fonde le calcul.
4. Encaisser, puis relancer selon une gradation écrite : rappel, mise en demeure, plan de paiement. Une relance improvisée agence par agence n'est pas une politique de recouvrement.
5. Traiter les contestations dans un circuit prévu, avec une trace. Une contestation réglée par téléphone n'existe plus le trimestre suivant.

Cinq pièges qui faussent un calcul

• La remontée déclarative. Tant que le chiffre d'affaires est saisi à la main par l'agence, la redevance porte sur ce qu'elle a bien voulu déclarer, et le siège n'a aucun moyen de le savoir.
• Le décalage de périmètre. L'agence facture dans son propre outil, le siège calcule sur un export d'il y a trois jours. Les deux ont raison, et les deux montants diffèrent.
• Les avoirs orphelins. Un avoir émis en avril sur une facture de mars, sans règle de rattachement, finit compté deux fois ou pas du tout.
• Le plancher appliqué en silence. Une agence à l'arrêt reçoit une facture qu'elle n'attendait pas ; personne n'a menti, et la relation encaisse quand même le coup.
• La contestation sans trace. Elle se règle, puis elle revient six mois plus tard sur un autre mois, et rien ne dit ce qui avait été convenu.

Les cinq ont le même remède, et ce n'est pas de la rigueur : c'est de faire remonter le chiffre d'affaires depuis l'outil où il est déjà, au lieu de le demander.

Ce que ça change une fois outillé

Un réseau de quelques agences tient ses redevances dans un tableur, et il a raison de le faire tant que le tableur suffit. Le basculement se produit quand la consolidation manuelle coûte plus qu'elle ne rapporte, en général autour de cinq à dix points de vente.

Ce qu'un outil change n'est pas la formule, qui reste celle du contrat. Il change trois choses : la base cesse d'être déclarative parce qu'elle vient du logiciel de facturation de l'agence, le relevé devient consultable ligne à ligne par le franchisé, et la contestation devient un dossier plutôt qu'un courriel.

Le dernier point est le moins évident et le plus utile : c'est parce que les deux parties lisent la même ligne que la discussion s'arrête. Voir le pôle Finances de la plateforme pour ce que cela donne à l'écran.